Эксперты рассказали, как сэкономить на офисной печати

Эксперты рассказали, что нужно делать, чтобы расходы на офисную печать стали меньше — какие выбирать принтеры, какие использовать режимы печати, программы для администрирования и даже шрифты и возможно ли протестировать принтер перед покупкой. Вот их советы:

Выбирайте современное оборудование с низким ТСО

Выбирая печатающую технику для офиса, важно прикинуть во сколько вам обойдется содержание такого «железа». Не секрет, что многие производители, предлагающие низкую цену на печатающую технику, основную прибыль получают с продажи расходных материалов. При этом в долгосрочной перспективе дешевые устройства не всегда оказываются рентабельными. Поэтому перед покупкой новой техники следует принимать во внимание не только цену устройства, но и посчитать совокупную стоимость владения на несколько лет вперед.

Совокупная стоимость владения (англ. Total Cost of Ownership, TCO) — сумма всех расходов, которые возникают у любой организации в период владения каким-либо активом. Расчет включает первоначальные вложения и эксплуатационные траты, включая сервисное обслуживание, замену ресурсных блоков и даже расход электроэнергии.

Например, в принтерах с технологией струйной пьезоэлектрической печати, которую разработала компания Epson, применяется технология печати без нагрева Epson Heat-Free, которая помогает снизить эксплуатационные расходы. «Входная» стоимость таких устройств зачастую выше, чем у аналогичных по классу лазерных моделей, но выгода будет очевидна уже спустя год использования. В зависимости от модели и объемов печати экономия может составлять от 20% до 50% за 3-5 лет эксплуатации. Особенно ощущается разница при переходе на модели серии Epson «Фабрика печати», в комплекте с которыми идут расходные материалы, рассчитанные на печать до 12-14 тысяч страниц.

Используйте специальное программное обеспечение 

Сейчас доступно много программ, которые позволяют управлять процессом печати: создавать правила печати для отдельных департаментов, мониторить статистику – кто и сколько напечатал страниц в цвете или ч/б, какого формата и т.д. С помощью ПО можно также настроить аутентификацию по ID-картам, логину и паролю или PIN-коду.

Принтеры и МФУ Epson легко интегрировать в существующую инфраструктуру бизнес-печати с разнообразными популярными производителями ПО: Epson Print Admin, SafeQ, Paper Cut, Doxense, Sequi Soft, NDD Print, Cartadis, Ubiquitech CEC, Nuance, Preton.

Есть устройства, среди которых скоростная линейка Epson Workforce Enterprise (печатает до 100 страниц в минуту), которые уже имеют интегрированные программы и могут использоваться без стороннего ПО. Они позволяют устанавливать индивидуальные настройки печати, настраивать параметры конфиденциальной печати и сортировки документов.

Используйте режим экономии печати 

Эксперты советуют для экономии установить наименее ресурсозатратные настройки принтера. В драйвере печати можно установить «режим экономии», а в настройках можно уменьшить плотность чернил до -50% — с такой плотностью отпечаток остается довольно четким. Также можно включить режим экономии тонера или чернил. 

Найдите экономичные шрифты 

От шрифтов тоже зависят затраты на печать, утверждают эксперты, особенно при печати большого количества документов. 

По данным портала CNET, Century Gothic, Ecofont, Garamond и Times Roman являются оптимальными шрифтами для печати. В сравнительных тестах, использование Century Gothic продемонстрировало экономию в 31% по сравнению с Arial.Шрифт Ecofont имеет множество микроскопических округлых пустот в строении букв. Как утверждают создатели шрифта, его использование уменьшает затраты на печать до 20%. Этот шрифт платный, но есть и бесплатные аналоги. 

Например, израильская компания Preton Ltd. разработала технологию Pixel Optimizer, которая автоматически идентифицирует и удаляет «избыточные» пиксели, при этом не уменьшая качество документа. Программное обеспечение PretonSaver Enterprise также позволяет выставлять квоты на печать, настраивать двустороннюю и монохромную печать, печатать несколько страниц на одном листе, отключать печать изображений.

Следите за потреблением электроэнергии

Объем офисной печати зависит от количества людей в офисе и от специфики работы. Принтер в небольшом офисе печатает примерно 1-2 часа в день. Средняя мощность струйного принтера составляет 25-40 Вт, лазерного — 350-400 Вт. Поэтому получается, что энергозатратность струйного принтера на год составляет около 12-14 кВт, а лазерного — 132-144 кВт. Это экономия в 11-12 раз.

Протестируйте принтер перед покупкой

Некоторые производители предоставляют технику на тестирование, например, так делает компания Epson. Достаточно оставить заявку через сервис «Совет эксперта». Представитель компании свяжется с вами, проконсультирует и поможет подобрать оптимальное решение.